Running out of detergent mid-shift is an operational embarrassment that shouldn't happen. Yet for most laundry businesses, restocking is reactive — someone notices a barrel is nearly empty and scrambles to contact the supplier, often not until it's already causing delays.

Cucianku now monitors your supply levels and, when any item drops to or below its reorder threshold, a "Generate PO" button appears on the supplies page. One click opens a ready-to-send purchase order — itemised, formatted, and copy-paste ready for WhatsApp or email.

How it works

1
Set a reorder threshold for each supply item In Admin → Supplies, each item has a "reorder at" level. When stock falls to that number or below, the item is flagged as low. For detergent you might set this at 2 weeks of usage; for consumable bags, higher.
2
The PO button appears automatically When one or more items are at or below their threshold, a "Generate PO (N)" button appears in the supplies page header — N being the number of low-stock items. No manual checking required.
3
Review the itemised PO in a modal A modal opens showing each low-stock item, its current level, and its reorder threshold. The suggested order quantity is pre-filled. Edit any quantity if needed before generating.
4
Copy the formatted PO text The generated PO is formatted as plain text — item names, quantities, and your business name. Click "Copy to clipboard" and paste it directly into a WhatsApp message or email to your supplier.

Stock levels update in real time as your Kanban staff log supply usage against each wash or dry step. If you track usage consistently, the system knows when you're running low before anyone physically checks the storeroom.

The cost of running out vs the cost of overstocking

Reactive restocking has two failure modes. The obvious one is running out entirely — work stops, customers are delayed, trust is damaged. The less visible one is panic-buying in large quantities to "never run out again", which ties up capital in stock that degrades on the shelf and clutters the storeroom.

Setting a reorder threshold is how you find the middle ground. Order when you reach two weeks of runway, not when you reach zero. The PO generator makes the ordering step take 30 seconds instead of 10 minutes, so there's no excuse to postpone it.

What good supply tracking gives you over time

📉
Usage trends per service type Cucianku logs which supplies are used for which step. Over time you can see that express wash uses more softener per kg than standard, and price your services accordingly.
💰
Cost per order visibility Supply cost per order is part of the expense picture. Pair this with the weekly digest report to understand your true margin — not just revenue minus staff wages.
🚚
Consistent restocking cadence When ordering is triggered by a threshold rather than a memory or a panic, your supplier relationship improves too. Regular, predictable orders are easier for suppliers to fulfil than emergency calls.
🔒
Accountability for usage When staff log usage against orders rather than estimating, unexplained consumption becomes visible. A detergent barrel that empties faster than orders justify is a flag worth investigating.

Setting realistic thresholds

The reorder threshold should reflect your supplier's lead time plus a safety buffer. If your detergent supplier delivers within 2 days and you use 5 litres per day, a threshold of 15 litres (3 days of supply) gives you comfortable headroom without holding excess stock.

Start conservative — set thresholds slightly higher than you think you need while you build a picture of your actual usage rates. The supplies page shows current stock alongside usage history, so you can refine thresholds based on real data after a few weeks. Supply purchases are cash outflows, so keeping your end-of-day cash reconciliation current ensures your recorded balance always reflects what's actually been spent.

Never be caught short on supplies again

Free 14-day trial. No credit card. All features included.

Start free trial →

Kehabisan deterjen di tengah shift adalah kejadian memalukan secara operasional yang seharusnya tidak terjadi. Namun bagi sebagian besar bisnis laundry, pengisian ulang stok bersifat reaktif — seseorang menyadari bahwa drum hampir kosong dan terburu-buru menghubungi pemasok, seringkali baru ketika sudah menyebabkan keterlambatan.

Cucianku kini memantau level persediaan Anda dan, ketika suatu item turun ke atau di bawah ambang batas pemesanan ulangnya, tombol "Buat PO" muncul di halaman persediaan. Satu klik membuka pesanan pembelian yang siap dikirim — terperinci, diformat, dan siap disalin ke WhatsApp atau email.

Cara kerjanya

1
Tetapkan ambang batas pemesanan ulang untuk setiap item persediaan Di Admin → Persediaan, setiap item memiliki level "pesan ulang di". Ketika stok turun ke angka tersebut atau di bawahnya, item ditandai sebagai rendah. Untuk deterjen Anda mungkin menetapkannya pada 2 minggu penggunaan; untuk kantong habis pakai, lebih tinggi.
2
Tombol PO muncul secara otomatis Ketika satu atau lebih item berada pada atau di bawah ambang batasnya, tombol "Buat PO (N)" muncul di header halaman persediaan — N adalah jumlah item yang stoknya rendah. Tidak perlu pemeriksaan manual.
3
Tinjau PO terperinci dalam modal Modal terbuka menampilkan setiap item yang stoknya rendah, level saat ini, dan ambang batas pemesanan ulangnya. Jumlah pesanan yang disarankan sudah terisi. Edit jumlah apa pun jika diperlukan sebelum membuat.
4
Salin teks PO yang sudah diformat PO yang dibuat diformat sebagai teks biasa — nama item, jumlah, dan nama bisnis Anda. Klik "Salin ke clipboard" dan tempelkan langsung ke pesan WhatsApp atau email ke pemasok Anda.

Level stok diperbarui secara real time saat staf Kanban mencatat penggunaan persediaan untuk setiap langkah cuci atau kering. Jika Anda melacak penggunaan secara konsisten, sistem mengetahui kapan Anda hampir kehabisan sebelum ada yang memeriksa gudang secara fisik.

Biaya kehabisan stok vs biaya kelebihan stok

Pengisian ulang yang reaktif memiliki dua mode kegagalan. Yang jelas adalah kehabisan sepenuhnya — pekerjaan terhenti, pelanggan terlambat, kepercayaan rusak. Yang kurang terlihat adalah membeli dalam jumlah besar karena panik untuk "tidak pernah kehabisan lagi", yang mengikat modal dalam stok yang menurun kualitasnya di rak dan memenuhi gudang.

Menetapkan ambang batas pemesanan ulang adalah cara Anda menemukan jalan tengah. Pesan ketika Anda mencapai dua minggu tersisa, bukan ketika mencapai nol. Generator PO membuat langkah pemesanan membutuhkan 30 detik alih-alih 10 menit, sehingga tidak ada alasan untuk menundanya.

Manfaat pelacakan persediaan yang baik dari waktu ke waktu

📉
Tren penggunaan per jenis layanan Cucianku mencatat persediaan mana yang digunakan untuk langkah apa. Dari waktu ke waktu Anda dapat melihat bahwa cuci ekspres menggunakan lebih banyak pelembut per kg dibanding standar, dan menetapkan harga layanan Anda sesuai.
💰
Visibilitas biaya per pesanan Biaya persediaan per pesanan adalah bagian dari gambaran pengeluaran. Padukan ini dengan laporan ringkasan mingguan untuk memahami margin sesungguhnya — bukan sekadar pendapatan dikurangi gaji staf.
🚚
Ritme pengisian ulang yang konsisten Ketika pemesanan dipicu oleh ambang batas alih-alih ingatan atau kepanikan, hubungan dengan pemasok pun membaik. Pesanan yang teratur dan dapat diprediksi lebih mudah dipenuhi pemasok daripada panggilan darurat.
🔒
Akuntabilitas penggunaan Ketika staf mencatat penggunaan berdasarkan pesanan alih-alih memperkirakan, konsumsi yang tidak dapat dijelaskan menjadi terlihat. Drum deterjen yang habis lebih cepat dari yang dijustifikasi oleh pesanan adalah tanda yang layak diselidiki.

Menetapkan ambang batas yang realistis

Ambang batas pemesanan ulang harus mencerminkan waktu tunggu pemasok ditambah buffer keamanan. Jika pemasok deterjen Anda mengantarkan dalam 2 hari dan Anda menggunakan 5 liter per hari, ambang batas 15 liter (3 hari persediaan) memberi Anda ruang yang nyaman tanpa menyimpan stok berlebih.

Mulailah dengan konservatif — tetapkan ambang batas sedikit lebih tinggi dari yang Anda pikir diperlukan sementara Anda membangun gambaran tentang tingkat penggunaan aktual Anda. Halaman persediaan menampilkan stok saat ini bersama riwayat penggunaan, sehingga Anda dapat menyempurnakan ambang batas berdasarkan data nyata setelah beberapa minggu. Pembelian persediaan adalah arus kas keluar, sehingga menjaga rekonsiliasi kas akhir hari tetap terkini memastikan saldo yang tercatat selalu mencerminkan pengeluaran aktual.

Tidak perlu khawatir kehabisan persediaan lagi

Uji coba gratis 14 hari. Tanpa kartu kredit. Semua fitur tersedia.

Mulai uji coba gratis →